100%Politica AML
I) Introduzione:
Novatrix SRL (“Società”) è un'entità che organizza giochi d'azzardo speciali attraverso mezzi di comunicazione elettronica.
Essendo autorizzata dalla Tobique Gaming Commission, la Società si impegna al pieno rispetto dei requisiti legali e normativi al fine di individuare e prevenire il riciclaggio di denaro e altri reati attraverso i propri servizi.
La Società riferisce direttamente alla Tobique Gaming Commission in merito alle attività che potrebbero essere collegate al riciclaggio di denaro o a reati presupposti.
Questa policy fornisce una panoramica delle procedure e dei controlli AML a cui la Società aderisce.
II) Profilo di rischio della Società
Sulla base del nostro profilo aziendale, il rischio di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo è minimo, specialmente se confrontato con le istituzioni finanziarie.
Il motivo principale è che non viene accettato contante e possono essere utilizzati solo carte di credito, portafogli elettronici (e-wallet) e altri strumenti autorizzati per effettuare depositi e prelievi.
Inoltre, la transazione media ha un valore relativamente basso. Poiché vengono offerti solo giochi RNG, i prodotti offerti dalla Società non possono essere realmente utilizzati come strumento per riciclare denaro. L'unica fase del riciclaggio di denaro che potrebbe rappresentare un potenziale rischio per la Società è la fase di stratificazione (layering), che viene mitigata dalle varie misure di screening giornaliere descritte di seguito.
III) Onboarding dei clienti:
1. Per registrarsi presso la Società, un cliente deve fornire i seguenti dettagli obbligatori:
● Nome
● Cognome
● Indirizzo
● Città e codice postale
● Paese
● Indirizzo email
● Data di nascita
● Password (verrà crittografata)
● Conferma della password
● Valuta dell'account
● Numero di cellulare
2. I giocatori non registrati non possono e non sono autorizzati a giocare con denaro reale. Qualsiasi transazione online, sia essa un deposito o un prelievo, non sarà accettata o elaborata in contanti.
3. Una volta completato il processo di registrazione, i clienti riceveranno un'email di benvenuto con un link per accedere ai propri account. Questa procedura ha lo scopo di verificare l'indirizzo email del cliente.
4. I clienti non potranno registrarsi con un paese di residenza presente nel seguente elenco:
● Bahamas
● Botswana
● Cambogia
● Etiopia
● Pakistan
● Panama
● Sri Lanka
● Siria
● Trinidad e Tobago
● Tunisia
● Yemen
● Arabia Saudita
● USA
● Corea del Nord
● Iran
● Hong Kong
● Cina
● Panama
● Arabia Saudita
● Da altri paesi soggetti a restrizioni / sanzioni in base alle linee guida e ai regolamenti FATF / ONU.
5. Ai clienti di età inferiore ai 18 anni sarà negata la registrazione di un account.
IV) Adeguata verifica della clientela (Customer Due Diligence):
1. La procedura di adeguata verifica della clientela comprende la raccolta e la verifica dei seguenti documenti:
● Prova di Identità (“POI”)
● Prova di Indirizzo (“POA”)
● Prova dell'Account di Pagamento (“POPA”)
● Dichiarazione della Fonte di Ricchezza (“SOWD”)
2. L'adeguata verifica della clientela deve essere applicata al cliente al verificarsi dei seguenti eventi:
● In caso di transazioni di importo pari o superiore a 10.000 USD, indipendentemente dal fatto che si tratti di una singola transazione o di più transazioni correlate.
● Il cliente effettua piccoli depositi accompagnati da depositi insolitamente grandi e la CDD non è stata ancora eseguita.
● Si osserva che il cliente tenta di creare più account e la CDD non è stata ancora eseguita.
● L'account del cliente è rimasto inattivo per un periodo superiore a 6 mesi, è ora di nuovo attivo e l'IP e l'attività transazionale del cliente differiscono dall'attività precedentemente osservata.
3. Ulteriori misure di adeguata verifica possono essere applicate al cliente per decisione esclusiva dello staff della Società, tra cui:
● selfie
● selfie con POI
● selfie con una nota speciale (esempio: Ciao 'nome casinò') e/o altre condizioni speciali (occhiolino, rotazione della testa/mano ecc.)
● verifica video
● controllo della vivacità (liveness check)
● controllo biometrico
4. Criteri di accettazione dei documenti di verifica:
● POI: tutti i dati (nome, data di nascita, cittadinanza) devono coincidere completamente con i dati nella scheda dei dettagli del Giocatore. Il documento deve essere valido, la foto del titolare, la data di nascita, la data di rilascio/scadenza sono obbligatorie.
● POA: tutti i dati (nome, indirizzo) devono coincidere completamente con i dati nella scheda dei dettagli del Giocatore. Al momento della verifica, il documento non deve essere più vecchio di 90 giorni dalla data di rilascio.
● POPA: tutti i dati devono coincidere completamente con i dati nella scheda dei debiti dei sistemi di Pagamento.
Le copie scansionate dei documenti non devono essere accettate ai fini della verifica.
V) Adeguata verifica rafforzata e monitoraggio:
1. L'adeguata verifica rafforzata (Enhanced Due Diligence) si applica quando sono necessarie ulteriori fasi di esame per confermare che le attività del cliente siano svolte con fondi legittimi.
2. La procedura di adeguata verifica rafforzata comprende la raccolta e la verifica dei seguenti documenti:
● Fonte di Ricchezza (Source of Wealth)
● Fonte di Fondi (Source of Funds)
3. L'adeguata verifica rafforzata deve essere attivata ai seguenti eventi:
● Il cliente è classificato come ad alto rischio in base alla Valutazione del Rischio del Cliente e SOW/SOF non sono ancora stati ottenuti e verificati.
● Il cliente viene determinato essere una PEP o un parente o uno stretto collaboratore di una PEP.
4. Forme di SOW accettabili:
● Reddito da stipendio:
Obbligatorio
- Estratto conto bancario che mostri la ricezione dello stipendio (minimo 3 mesi);
Prove aggiuntive se richieste:
- Originale o copia certificata di una busta paga (o pagamento di bonus);
- Lettera del datore di lavoro che conferma lo stipendio su carta intestata dell'azienda;
- Copia della dichiarazione dei redditi annuale;
● Utili aziendali:
Obbligatorio
- Certificato di distribuzione dei dividendi;
- Certificato di vigenza (Certificate of incumbency); (se possiamo caricare 2 documenti)
Prove aggiuntive se richieste
- Ultimi conti certificati (se lavoratore autonomo/propria azienda) e estratto conto bancario aziendale degli ultimi 6 mesi;
- Una dichiarazione di un commercialista certificato che attesti che la società è in regola, confermando dividendi, capitale sociale e utili generati.
La lettera deve includere una dichiarazione di titolarità effettiva della società;
- Certificato di vigenza (Certificate of incumbency);
- Copia delle fatture che mostrano le attività commerciali di vendita e acquisto;
● Vendita di azioni o altri investimenti/liquidazione di portafoglio di investimenti/obbligazioni
Obbligatorio
- Estratto conto bancario (6 mesi) che mostri chiaramente la ricezione dei fondi e il nome della società di investimento o l'interesse sulle obbligazioni ricevute;
Prove aggiuntive se richieste
- Certificati di investimento/risparmio certificati, note di contratto o dichiarazioni di incasso;
● Vendita di proprietà
Obbligatorio
- Copia del contratto di vendita,
- Estratto conto bancario che mostri i proventi della vendita; (se possiamo caricare due documenti)
Prove aggiuntive se richieste
- Estratto conto bancario che mostri i proventi della vendita;
- Lettera di un avvocato abilitato o di un commercialista regolamentato, indicante l'indirizzo della proprietà, la data della vendita, i proventi ricevuti e il nome dell'acquirente;
● Vendita di società
Obbligatorio
- Lettera che dettaglia la vendita della società firmata da un avvocato abilitato o da un commercialista regolamentato su carta intestata;
Prove aggiuntive se richieste
- Copie di rassegna stampa (se applicabile) come prova di supporto;
● Eredità
Obbligatorio
- Copia del testamento del defunto;
Prove aggiuntive se richieste
- Lettera firmata da un avvocato abilitato o dagli esecutori testamentari su carta intestata;
- Atto di successione (con copia del testamento), che deve includere il valore dell'eredità;
● Prestito
Obbligatorio
- Copia del contratto di prestito;
Prove aggiuntive se richieste
- Una copia dei documenti di identità dell'individuo/i che concede il prestito;
● Regalo (eccezione: 2 documenti obbligatori)
Obbligatorio
- Lettera del donatore che spiega il motivo del regalo e la fonte della ricchezza del donatore;
- Documenti di identità certificati del donatore;
Prove aggiuntive se richieste
- Il donatore deve fornire documenti di identità tra i seguenti:
- Passaporto o documento di identità nazionale;
- Estratto conto bancario che mostri chiaramente l'origine del pagamento del regalo;
- Fotografia ritratto ("selfie") del donatore con in mano il proprio documento di identità;
● Deposito fisso – Risparmi
Obbligatorio
- Estratto conto dei risparmi;
Prove aggiuntive se richieste
- Prova dell'apertura dell'account (lettera del fornitore dell'account o primo estratto conto);
- Prove aggiuntive che mostrino l'origine dei risparmi detenuti;
● Fondi generati da vincite da gioco d'azzardo / gaming (eccezione: 2 documenti):
- Ricevuta delle vincite;
- Documentazione (es. estratto conto bancario) (6 mesi) che mostri l'origine dei fondi inizialmente depositati;
● Pensione:
Obbligatorio
- Estratto conto bancario (6 mesi) che mostri lo sblocco del pagamento della pensione e indichi il nome del fondo pensione che effettua tale pagamento;
Prove aggiuntive se richieste
- Sblocco della pensione - una copia del prospetto della pensione;
● Mining (estrazione):
Obbligatorio
- Registro dell'importo di criptovaluta estratta; e,
- Indirizzo del portafoglio (wallet) e hash della transazione a cui è stata consegnata la criptovaluta estratta;
VI) Gestione dei pagamenti (Payout)
I seguenti controlli devono essere eseguiti su ogni pagamento:
● Controllo dell'account
Il titolare dell'account della Società deve essere la stessa persona titolare del conto bancario o della carta di credito.
Tutte le informazioni dell'account, come indirizzo, email, data di nascita, ecc., devono essere complete e autentiche.
I prelievi saranno effettuati verso la stessa fonte da cui provengono i fondi (ove possibile).
● Controllo del volume di gioco (Wagering check)
Su ogni pagamento deve essere verificato se i depositi sono stati utilizzati per le puntate. Un pagamento non può essere elaborato se l'importo depositato non è stato utilizzato per le puntate. Se l'importo depositato non è stato utilizzato, il pagamento deve essere negato.
● Controllo dell'attività
I fondi depositati nel portafoglio di gioco possono essere utilizzati solo per l'attività di gioco.
Qualora la Società notasse cambiamenti regolari da parte dei giocatori al conto bancario collegato al portafoglio di gioco, l'account sarà temporaneamente sospeso fino a quando non verranno fornite dal giocatore le spiegazioni necessarie per tali cambiamenti.
● Controllo della collusione
Il personale della Società monitora attentamente le origini delle vincite acquisite dal cliente.
Se sussistono ragionevoli motivi per sospettare che il cliente stia tentando di trasferire fondi da un account di gioco a un altro attraverso giochi che consentono la possibilità di trasferimento p2p tramite scommesse strategiche (es. roulette, punto banco, craps, ecc.), nessun pagamento deve essere elaborato fino a quando l'attività non viene esaminata dal fornitore del gioco e non viene ottenuta alcuna prova di assenza di collusione.
VII) Persone Politicamente Esposte (PEP) e individui sanzionati
Una Persona Politicamente Esposta è qualcuno a cui è stata affidata una funzione pubblica di rilievo, come una figura politica di alto livello. Anche gli individui strettamente legati a questa persona, ad esempio i familiari immediati e gli stretti collaboratori, sono considerati PEP.
Le PEP sono classificate come un rischio di riciclaggio di denaro poiché potrebbero essere esposte a beni generati da corruzione e concussione a causa della loro posizione.
Novatrix SRL effettua uno screening manuale dei clienti attraverso OSINT (open-source intelligence) e i seguenti link sono considerati "come minimo" per lo screening manuale:
Dopo aver appreso che il cliente potrebbe essere una PEP, vengono applicate le seguenti misure:
- Al cliente viene chiesto di fornire POI, POIA e un selfie (se non ottenuti in precedenza)
- L'unità AML Compliance di Novatrix SRL deve condurre una revisione dell'account per determinare se il cliente è una vera PEP
- Se il cliente è determinato essere una vera PEP:
- Vengono applicate misure EDD
- Viene richiesta al senior management l'approvazione per la prosecuzione della relazione commerciale con il cliente
- Se si decide di continuare la relazione con il cliente, vengono applicate misure di monitoraggio.
I nuovi clienti vengono sottoposti a screening per il loro stato di PEP entro 30 giorni dall'inizio della procedura CDD.
Gli individui sanzionati sono classificati come un rischio di riciclaggio di denaro poiché potrebbero essere esposte a beni generati da corruzione e concussione a causa della loro posizione.
Novatrix SRL effettua uno screening manuale dei clienti attraverso OSINT (open-source intelligence) e i seguenti link importanti sono considerati "come minimo" per lo screening manuale:
Elenco consolidato delle persone, dei gruppi e delle entità sanzionati dall'UE:
https://data.europa.eu/data/datasets/consolidated-list-of-persons-groups-and-entitie
s-subject-to-eu-financial-sanctions
Elenco consolidato del Consiglio di sicurezza delle Nazioni Unite
https://www.un.org/securitycouncil/content/un-sc-consolidated-list
Elenco delle sanzioni OFAC: https://sanctionssearch.ofac.treas.gov/
Qualora un cliente venisse segnalato come potenzialmente una persona elencata in una lista di sanzioni finanziarie:
- Il cliente sarà immediatamente bloccato e anche tutti i fondi saranno congelati;
- Il modulo di Rapporto Interno deve essere inviato immediatamente all'MLRO;
I nuovi clienti vengono sottoposti a screening per lo stato SL (Sanzioni) entro 30 giorni dall'inizio della procedura CDD.
I clienti attivi vengono revisionati su base mensile.
Una volta condotta l'indagine appropriata e confermato che il cliente è effettivamente probabile che sia una persona soggetta a sanzioni finanziarie, l'MLRO presenterà un rapporto all'autorità competente per segnalare le azioni intraprese nei confronti del cliente.
VIII) MLRO
L'MLRO (Money Laundering Reporting Officer) è la prima persona da informare quando sorge il sospetto di attività di riciclaggio di denaro.
L'MLRO è nominato dal senior management ed è formato per i fattori di rischio di riciclaggio di denaro che l'azienda affronta. Quando l'azienda nomina l'MLRO, le autorità competenti devono essere informate. I compiti principali dell'MLRO sono:
a) Tenersi aggiornato sulle legislazioni AML/CTF.
b) Assicurarsi che l'implementazione avvenga in linea con le procedure interne.
c) Assicurarsi che al personale venga impartita periodicamente una formazione anti-riciclaggio.
d) Registrare e aggiornare le valutazioni del rischio.
e) Ricevere e valutare i rapporti interni.
f) Consigliare, guidare e assistere.
g) Conservare i dati statistici.
h) Inviare le segnalazioni di operazioni sospette (STR) alla Tobique Gaming Commission.
Tutti gli incidenti che coinvolgono una persona o una transazione sospetta in termini di riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo devono essere segnalati alla Tobique Gaming Commission dall'MLRO entro 5 giorni lavorativi. Nel Rapporto sulle Operazioni Sospette, l'MLRO deve fornire una spiegazione chiara e completa del comportamento sospetto, includendo anche l'identificazione del cliente e i record delle transazioni.
IX) Conservazione dei documenti
Vengono conservati i seguenti record:
● Record di Identificazione:
● Copia del documento d'identità;
● Copia dell'estratto conto bancario/creditizio;
● Referenze.
● Dettagli del Record delle Transazioni:
● Metodo di deposito/prelievo utilizzato;
● ID della persona che esegue la transazione;
● Destinazione dei fondi;
● L'autorizzazione dei pagamenti con carta di credito eseguiti dalle nostre società di clearing;
● Volume delle transazioni.
I record sono conservati per 5 anni dalla fine della relazione commerciale in conformità alla direttiva.
X) Formazione del personale
La formazione periodica garantisce che il personale sia consapevole e conforme ai requisiti normativi anti-riciclaggio.
XI) Assunzione dei dipendenti
Per tutti i nuovi dipendenti assunti dalla Società, la Società condurrà un controllo approfondito dei precedenti e verranno raccolti vari documenti di adeguata verifica come riferimento (certificato di nascita, condotta della polizia pulita, ecc.).
Vengono condotti colloqui e vengono verificate le referenze richieste, ove disponibili.
È politica aziendale che a tutti i nuovi dipendenti venga impartita anche una formazione in merito alla policy anti-riciclaggio e alle procedure interne utilizzate per mitigare questo rischio.