100%Politique AML
I) Introduction :
Novatrix SRL (« Société ») est une entité qui organise des jeux de hasard spéciaux par le biais de moyens de communication électronique.
Titulaire d'une licence de la Tobique Gaming Commission, la Société s'engage à respecter pleinement les exigences légales et réglementaires afin de détecter et de prévenir le blanchiment d'argent et d'autres crimes à travers ses services.
La Société rend compte directement à la Tobique Gaming Commission de toute activité pouvant être liée au blanchiment d'argent ou à des infractions sous-jacentes.
Cette politique donne un aperçu des procédures et des contrôles AML (lutte contre le blanchiment d'argent) auxquels la Société adhère.
II) Profil de risque de la Société
Sur la base de notre profil d'entreprise, le risque de blanchiment d'argent et de financement du terrorisme est minime, surtout par rapport aux institutions financières.
La raison principale est que l'argent liquide n'est pas accepté et que seuls les cartes de crédit, les portefeuilles électroniques et d'autres instruments sous licence peuvent être utilisés pour effectuer des dépôts et des retraits.
De plus, la transaction moyenne est d'une valeur relativement faible. Étant donné que seuls des jeux RNG (générateur de nombres aléatoires) sont proposés, les produits offerts par la Société ne peuvent pas réellement être utilisés comme un outil de blanchiment d'argent. La seule étape du blanchiment d'argent qui pourrait présenter un potentiel de risque pour la Société est l'étape de la dispersion (layering), qui est atténuée par diverses mesures de filtrage quotidiennes décrites ci-dessous.
III) Intégration des clients :
1. Pour s'enregistrer auprès de la Société, un client doit fournir les informations obligatoires suivantes :
● Prénom
● Nom de famille
● Adresse
● Ville et code postal
● Pays
● Adresse e-mail
● Date de naissance
● Mot de passe (sera crypté)
● Confirmation du mot de passe
● Devise du compte
● Numéro de téléphone portable
2. Les joueurs qui ne sont pas inscrits ne peuvent pas et ne sont pas autorisés à jouer pour de l'argent réel. Toute transaction en ligne, qu'il s'agisse d'un versement ou d'un paiement, ne sera pas acceptée ou traitée en espèces.
3. Une fois le processus d'inscription terminé, les clients recevront un e-mail de bienvenue contenant un lien pour accéder à leur compte. Cette procédure vise à vérifier l'adresse e-mail du client.
4. Les clients ne pourront pas s'inscrire avec un pays de résidence figurant dans la liste suivante :
● Bahamas
● Botswana
● Cambodge
● Éthiopie
● Pakistan
● Panama
● Sri Lanka
● Syrie
● Trinité-et-Tobago
● Tunisie
● Yémen
● Arabie Saoudite
● États-Unis
● Corée du Nord
● Iran
● Hong Kong
● Chine
● Panama
● Arabie Saoudite
● D'autres pays restreints / sous sanction conformément aux directives et règlements du GAFI / de l'ONU.
5. L'inscription d'un compte sera refusée aux clients de moins de 18 ans.
IV) Vigilance à l'égard de la clientèle (CDD) :
1. La procédure de vigilance à l'égard de la clientèle comprend la collecte et la vérification des documents suivants :
● Justificatif d'identité (« POI »)
● Justificatif de domicile (« POA »)
● Justificatif du compte de paiement (« POPA »)
● Déclaration de l'origine de la fortune (« SOWD »)
2. La vigilance à l'égard de la clientèle doit être appliquée au client lors des événements suivants :
● En cas de transactions s'élevant à 10 000 USD ou plus, qu'il s'agisse d'une transaction unique ou de plusieurs transactions liées entre elles.
● Le client effectue de petits dépôts accompagnés de dépôts inhabituellement importants et la CDD n'a pas encore été effectuée.
● On observe que le client tente de créer plusieurs comptes et la CDD n'a pas encore été effectuée.
● Le compte du client est inactif depuis plus de 6 mois, est à nouveau actif et l'IP ainsi que l'activité transactionnelle du client diffèrent de l'activité observée précédemment.
3. Des mesures de vigilance supplémentaires peuvent être appliquées au client selon la seule décision du personnel de la Société, notamment :
● selfie
● selfie avec POI
● selfie avec une note spéciale (exemple : Bonjour 'nom du casino') et/ou d'autres conditions spéciales (clignement d'œil, rotation de la tête/main, etc.)
● vérification vidéo
● test de présence (liveness check)
● vérification biométrique
4. Critères d'acceptation des documents de vérification :
● POI : toutes les données (nom, date de naissance, nationalité) doivent coïncider complètement avec les données de l'onglet des détails du joueur. Le document doit être valide, la photo du titulaire, la date de naissance, la date de délivrance/d'expiration sont obligatoires.
● POA : toutes les données (nom, adresse) doivent coïncider complètement avec les données de l'onglet des détails du joueur. Au moment de la vérification, le document ne doit pas dater de plus de 90 jours par rapport à sa date de délivrance.
● POPA : toutes les données doivent coïncider complètement avec les données de l'onglet des dettes des systèmes de paiement.
Les copies scannées des documents ne sont pas acceptées à des fins de vérification.
V) Vigilance accrue et surveillance :
1. La vigilance accrue (Enhanced Due Diligence) est appliquée lorsque des étapes d'examen supplémentaires sont nécessaires pour confirmer que les activités du client sont réalisées avec des fonds légitimes.
2. La procédure de vigilance accrue comprend la collecte et la vérification des documents suivants :
● Origine de la fortune (Source of Wealth)
● Origine des fonds (Source of Funds)
3. La vigilance accrue doit être déclenchée lors des événements suivants :
● Le client est classé comme à haut risque selon l'évaluation des risques du client et la SOW/SOF n'ont pas encore été obtenues et vérifiées.
● Le client est identifié comme une PPE ou un parent ou un proche associé d'une PPE.
4. Formes de SOW acceptables :
● Revenus salariaux :
Obligatoire
- Relevé(s) bancaire(s) montrant la réception du salaire (minimum 3 mois) ;
Preuves supplémentaires si nécessaire :
- Original ou copie certifiée d'un bulletin de paie (ou paiement de bonus) ;
- Lettre de l'employeur confirmant le salaire sur papier à en-tête de l'entreprise ;
- Copie de l'avis d'imposition annuel ;
● Bénéfices de la société :
Obligatoire
- Certificat de distribution de dividendes ;
- Certificat de fonction (Certificate of incumbency) ; (si nous pouvons télécharger 2 documents)
Preuves supplémentaires si nécessaire
- Derniers comptes audités (si indépendant/propre entreprise) et relevé bancaire de l'entreprise pour les 6 derniers mois ;
- Une déclaration d'un comptable agréé attestant que la société est en règle, confirmant les dividendes, le capital social et les bénéfices générés.
La lettre doit inclure une déclaration de bénéficiaire effectif de la société ;
- Certificat de fonction (Certificate of incumbency) ;
- Copie des factures montrant les activités commerciales d'achats et de ventes ;
● Ventes d'actions ou d'autres investissements/liquidation de portefeuille d'investissement/obligations
Obligatoire
- Relevé bancaire (6 mois) montrant clairement la réception des fonds et le nom de la société d'investissement ou les intérêts sur les obligations reçus ;
Preuves supplémentaires si nécessaire
- Certificats d'investissement/d'épargne certifiés, notes de contrat ou relevés d'encaissement ;
● Vente de propriété
Obligatoire
- Copie du contrat de vente,
- Relevé bancaire montrant le produit de la vente ; (si nous pouvons télécharger deux documents)
Preuves supplémentaires si nécessaire
- Relevé bancaire montrant le produit de la vente ;
- Lettre d'un avocat ou d'un comptable réglementé, indiquant l'adresse de la propriété, la date de la vente, les produits reçus et le nom de l'acheteur ;
● Vente de société
Obligatoire
- Lettre détaillant la vente de la société signée par un avocat ou un comptable réglementé sur papier à en-tête ;
Preuves supplémentaires si nécessaire
- Copies de la couverture médiatique (si applicable) comme preuve de soutien ;
● Héritage
Obligatoire
- Copie du testament du défunt ;
Preuves supplémentaires si nécessaire
- Lettre signée d'un avocat ou d'un fiduciaire de succession sur papier à en-tête ;
- Acte de dévolution successorale (avec une copie du testament), qui doit inclure la valeur de la succession ;
● Prêt
Obligatoire
- Copie du contrat de prêt ;
Preuves supplémentaires si nécessaire
- Une copie des documents d'identification de l'individu ou des individus accordant le prêt ;
● Cadeau (exception : 2 documents obligatoires)
Obligatoire
- Lettre du donateur expliquant la raison du cadeau et la source de la fortune du donateur ;
- Documents d'identification certifiés du donateur ;
Preuves supplémentaires si nécessaire
- Le donateur doit fournir des documents d'identification parmi les suivants :
- Passeport ou document d'identification national ;
- Relevé bancaire montrant clairement l'origine du paiement du cadeau ;
- Photographie portrait (« selfie ») du donateur tenant son document d'identification ;
● Dépôt fixe – Épargne
Obligatoire
- Relevé d'épargne ;
Preuves supplémentaires si nécessaire
- Preuve de l'ouverture du compte (lettre du fournisseur de compte ou premier relevé) ;
- Preuve supplémentaire montrant l'origine de l'épargne détenue ;
● Fonds générés par des gains de jeu / pari (exception : 2 documents) :
- Reçu des gains ;
- Documentation (par exemple, relevé bancaire) (6 mois) montrant l'origine des fonds initialement déposés ;
● Pension :
Obligatoire
- Relevé bancaire (6 mois) montrant le versement de la pension et indiquant le nom de la caisse de retraite effectuant ledit paiement ;
Preuves supplémentaires si nécessaire
- Libération de pension - une copie du relevé de pension ;
● Minage (Mining) :
Obligatoire
- Registre (Ledger) du montant de crypto-monnaie miné ; et,
- Adresse du portefeuille (wallet) et hachage de la transaction vers laquelle la crypto-monnaie minée a été livrée ;
VI) Gestion des paiements
Les contrôles suivants doivent être effectués sur chaque paiement :
● Vérification du compte
Le titulaire du compte de la Société doit être la même personne que le titulaire du compte bancaire ou de la carte de crédit.
Toutes les informations du compte, comme l'adresse, l'e-mail, la date de naissance, etc., doivent être complètes et authentiques.
Les retraits seront effectués vers la même source d'où proviennent les fonds (dans la mesure du possible).
● Vérification des mises (Wagering check)
À chaque paiement, il doit être vérifié si les dépôts ont été utilisés pour des mises. Un paiement ne peut pas être traité si le montant déposé n'a pas été utilisé pour des mises. Si le montant déposé n'a pas été utilisé, le paiement doit être refusé.
● Vérification de l'activité
Les fonds déposés dans le portefeuille de jeu ne peuvent être utilisés que pour l'activité de jeu.
Si la Société remarque des changements réguliers par les joueurs du compte bancaire lié au portefeuille de jeu, le compte sera temporairement suspendu jusqu'à ce que les explications nécessaires soient fournies par le joueur pour ces changements.
● Vérification de la collusion
Le personnel de la Société surveille de près l'origine des gains acquis par le client.
S'il existe des motifs raisonnables de soupçonner que le client tente de transférer des fonds d'un compte de jeu à un autre par le biais de jeux permettant la possibilité d'un transfert p2p via des paris stratégiques (par exemple roulette, punto banco, craps, etc.), aucun paiement ne doit être traité tant que l'activité n'a pas été examinée par le fournisseur de jeu et qu'aucune preuve de non-collusion n'a été obtenue.
VII) Personnes Politiquement Exposées (PPE) et individus sanctionnés
Une Personne Politiquement Exposée est une personne à qui a été confiée une fonction publique de premier plan, comme une personnalité politique de haut rang. Les individus qui sont étroitement liés à cette personne, par exemple les membres de la famille immédiate et les proches associés, sont également considérés comme des PPE.
Les PPE sont classées comme un risque de blanchiment d'argent car elles peuvent être exposées à des biens générés par la corruption et les pots-de-vin en raison de leur position.
Novatrix SRL effectue un filtrage manuel des clients via l'OSINT (open-source intelligence) et les liens suivants sont « au minimum » pris en compte pour le filtrage manuel :
Dès que l'on apprend que le client pourrait être une PPE, les mesures suivantes sont appliquées :
- Il est demandé au client de fournir un POI, un POIA et un selfie (si non obtenus précédemment)
- L'unité de conformité AML de Novatrix SRL doit procéder à un examen du compte pour déterminer si le client est une véritable PPE
- S'il est déterminé que le client est une véritable PPE :
- Des mesures EDD sont appliquées
- L'approbation de la poursuite de la relation d'affaires avec le client est demandée à la direction générale
- S'il est décidé de poursuivre la relation avec le client, des mesures de surveillance sont appliquées.
Les nouveaux clients sont filtrés pour leur statut de PPE dans les 30 jours suivant le début de la procédure CDD.
Les individus sanctionnés sont classés comme un risque de blanchiment d'argent car ils peuvent être exposés à des biens générés par la corruption et les pots-de-vin en raison de leur position.
Novatrix SRL effectue un filtrage manuel des clients via l'OSINT (open-source intelligence) et les liens importants suivants sont « au minimum » pris en compte pour le filtrage manuel :
Liste consolidée des personnes, groupes et entités sanctionnés par l'UE :
https://data.europa.eu/data/datasets/consolidated-list-of-persons-groups-and-entitie
s-subject-to-eu-financial-sanctions
Liste consolidée du Conseil de sécurité des Nations unies
https://www.un.org/securitycouncil/content/un-sc-consolidated-list
Liste des sanctions de l'OFAC : https://sanctionssearch.ofac.treas.gov/
Si un client est signalé comme étant potentiellement une personne figurant sur une liste de sanctions financières :
- Le client sera immédiatement gelé, et tous les fonds seront également gelés ;
- Un formulaire de rapport interne doit être immédiatement envoyé au MLRO ;
Les nouveaux clients sont filtrés pour leur statut SL (liste de sanctions) dans les 30 jours suivant le début de la procédure CDD.
Les clients actifs sont examinés sur une base mensuelle.
Une fois l'enquête appropriée menée, et s'il est confirmé que le client est effectivement susceptible d'être une personne faisant l'objet de sanctions financières, un rapport sera soumis par le MLRO à l'autorité appropriée pour signaler les mesures prises à l'égard du client.
VIII) MLRO
Le MLRO (Money Laundering Reporting Officer) est la première personne à avertir en cas de soupçon d'activités de blanchiment d'argent.
Le MLRO est nommé par la direction générale et est formé aux facteurs de risque de blanchiment d'argent auxquels l'entreprise est confrontée. Lorsque l'entreprise nomme le MLRO, les autorités compétentes doivent être informées. Les principales fonctions du MLRO sont :
a) Se tenir à jour sur les législations AML/CTF.
b) S'assurer que la mise en œuvre se fait conformément aux procédures internes.
c) S'assurer qu'une formation de lutte contre le blanchiment d'argent est périodiquement dispensée au personnel.
d) Enregistrer et mettre à jour les évaluations de risques.
e) Recevoir et évaluer les rapports internes.
f) Conseiller, guider et assister.
g) Tenir des données statistiques.
h) Déposer des rapports de transactions suspectes (STR) auprès de la Tobique Gaming Commission.
Tous les incidents impliquant une personne ou une transaction suspecte en termes de blanchiment d'argent ou de financement du terrorisme doivent être signalés à la Tobique Gaming Commission par le MLRO dans un délai de 5 jours ouvrables. Dans le rapport de transaction suspecte, le MLRO doit donner une explication claire et complète du comportement suspect, incluant également l'identification du client et les enregistrements de transactions.
IX) Conservation des dossiers
Les dossiers suivants sont conservés :
● Dossiers d'identification :
● Copie de la pièce d'identité ;
● Copie du relevé bancaire/de crédit ;
● Références.
● Détails des enregistrements de transactions :
● Méthode de dépôt/retrait utilisée ;
● ID de la personne effectuant la transaction ;
● Destination des fonds ;
● L'autorisation des paiements par carte de crédit effectués par nos sociétés de clearing ;
● Volume des transactions.
Les dossiers sont conservés pendant 5 ans à compter de la fin de la relation d'affaires conformément à la directive.
X) Formation du personnel
Une formation périodique garantit que le personnel est informé et respecte les exigences réglementaires en matière de lutte contre le blanchiment d'argent.
XI) Recrutement des employés
Pour tous les nouveaux employés embauchés par la Société, la Société effectuera une vérification approfondie des antécédents et divers documents de vigilance seront collectés pour référence (acte de naissance, extrait de casier judiciaire vierge, etc.).
Des entretiens sont menés et les références demandées sont vérifiées, chaque fois qu'elles sont disponibles.
C'est une politique de l'entreprise que tous les nouveaux employés reçoivent également une formation concernant la politique de lutte contre le blanchiment d'argent et les procédures internes utilisées pour atténuer ce risque.